10 Puntos a tener en cuenta para organizar un TEDx

Este artículo (muy por encima ya que el tema da para mucho) repasa varios puntos a tener en cuenta a la hora de poner en marcha una iniciativa como TEDx en tu localidad, tras la experiencia dentro del equipo organizativo del TEDx XardíndoPosío, celebrada su primera edición el 30 de noviembre de 2019 en la ciudad de Ourense. Existe multitud de documentación oficial y otras orientaciones en blogs, por eso aclaro que este es un contenido con mi visión en particular. Solo pretendo aportar mi granito de arena, por si ayuda a quien quiere obtener más puntos de vista sobre como organizar un TEDx o estar dentro de su organización.

Antes de continuar, te dejo el episodio en versión podcast de Marketing Club:

Contexto

Vi por primera vez esas letras rojas tan impactantes hace mucho tiempo, seguramente por visualizar algún talk (charla o ponencia) en YouTube pero realmente no tuve claro que era hasta años después. Curiosamente acudo por primera vez como público a un TEDx en la ciudad de León (noviembre de 2014) para posteriormente enganchar con el TEDxGalicia 2014 celebrado en Carballo, acudiendo también a las ediciones de 2015, 2016 y 2017, estas tres últimas ya celebradas en la Cidade da Cultura de Santiago de Compostela. Entre medias repito en 2015 en León, formato el suyo que tengo que reconocer que me encanta o quizás es el que más se adapta a mis gustos. Seis TEDx en mi haber, siempre acompañado de Dani Diéguez (involucrado en más de 40 eventos TEDx organizados en los últimos años en el noroeste peninsular), persona con la que nos proponemos en su fase «idea» poner en marcha un TEDx en Ourense tras concluir definitivamente en 2017 el TEDxGalicia.

Captura de post en Instagram en mi perfil personal

Vale, pero ¿Que es un TEDx?

¡Madre mía! la pregunta del millón una vez te planteas montar uno y explicárselo a quien quieres que se suba al barco. Tengo que reconocer que esperaba que en mi ciudad mucha más gente lo tuviese claro y en parte es ahí en donde nos encontramos la primera piedra en el camino. Y lo digo porque realmente influye a la hora de convencer, tanto a posibles asistentes, colaboradores o patrocinadores.

Por una parte está TED y por otra TEDx:

TED

Es un evento anual donde algunos de los pensadores y emprendedores más relevantes del mundo están invitados a compartir ideas realmente apasionantes.

TEDx

Son eventos organizados en distintos puntos del mundo por comités locales (como el TEDx XardíndoPosío), bajo permiso y supervisión de TED, siguiendo un formato parecido al anterior.

Sin ánimo de lucro, con un espíritu altamente colaborativo

Estos eventos solo son posibles gracias a la participación desinteresada de decenas de personas y entidades que buscan ayudar a crear un futuro mejor para el territorio. No cobran ni ponentes, ni organizadores, por lo que las aportaciones de público (entradas) y partners (donaciones) son únicamente para hacer frente a los gastos que conlleva organizar este evento. Si sobrasen fondos, se donarían a entidades sociales.

Por tanto, que un territorio aloje un evento de esta marca es algo importante ya que lo sitúa en el mapa mundial de una comunidad formada por millones de seguidores y miembros.

10 Puntos a tener en cuenta

Organizadores de TEDx que leáis esto, vaya por delante que aquí van a faltar cosas, está más que claro. Esto solo pretende como he dicho al principio ver por encima varias de las cuestiones que yo considero básicas, aunque como es lógico cada TEDx será de su padre y de su madre y tendrá características propias que definirán la idiosincrasia de cada uno.

1) REGLAS

Reglas y reglas. Empezando por el nombre, que no sirve cualquiera. Desde Nueva York, la organización oficial vela porque el formato y espíritu de los cientos ¿miles? de eventos que se organizan en el mundo «mantengan la integridad de la visión de TEDx». Estas «no son negociables y son obligatorias para todos los organizadores», por tanto cada movimiento que se da, uno debe de asegurarse que no se las está saltando. Por ejemplo, no puede figurar una institución como co-organizadora (a excepción de universidades o eventos internos con licencias especiales a corporaciones).

2) LICENCIATARIO y EQUIPO ORGANIZATIVO

Encabezado o liderado por el licenciatario que habitualmente es el organizador principal, aunque finalmente será una de las piezas del engranaje de un equipo amplio. Cabe señalar que las licencias son gratuítas para eventos de hasta 100 asistentes. A partir de ahí, si quieres tener un evento más numeroso debes de acudir (previo pago y no es poco) a una de las conferencias TED (Suele haber unas tres al año).

Personalmente creo que es clave, que el equipo organizativo esté alineado, tanto en objetivos, como en filosofía (a parte de la de la comunidad TEDx), forma de hacer y sobre todo en el tipo de evento que se quiere hacer, ya que aunque hay unas reglas existe flexibilidad para añadir ciertas actividades o generar una fórmula relativamente innovadora. Por ejemplo, TEDx XardíndoPosío tuvo una duración de unas ocho horas frente a otros eventos que pueden durar más y también menos, así como incluyó una serie de actividades que otros TEDx no tienen, diferenciándose del típico formato que básicamente se compone de talks.

3) MENSAJE y EFECTO

Como ya hemos comentado el objetivo principal es compartir ideas realmente apasionantes. Aunque debe de existir una temática o un título conductor cada edición buscará que exista una gama de temas que fomenten el aprendizaje, la inspiración y el asombro. Carecerá de cualquier motivo comercial, religioso o político. Su objetivo es provocar conexión y comunidad que ayuden a transformar un territorio.

Más info aquí (traducir al español)

4) CONTEXTO GEOGRÁFICO

Como ya he mencionado antes, creo que también es importante atender al contexto socioeconómico de cada ubicación geográfica, también al respecto del punto anterior. A pesar de que existan unas reglas que estandarizan de alguna manera el que todos los eventos sean iguales en todo el mundo, no va a ser lo mismo organizarlo en una gran ciudad que en una localidad más pequeña, o en un país que en otro, por muchos motivos, pero sobre todo por el «mercado» al que puede atraer este tipo de eventos. TEDx es una experiencia innovadora a nivel personal y creo que debe ser integrada en un entorno adaptándose lo máximo posible a ese público, de forma que no se encuentre demasiadas barreras, como puede ser el desconocimiento de lo que en el evento se va a encontrar o un precio inadecuado para poder asistir, o ambas.

Si es la primera vez que se organiza, quizás una primera edición puede servir para atraer y enamorar como máximo objetivo, tanto a público como al equipo organizativo y voluntariado. La propia marca y un buen marketing y comunicación debería generar un impacto importante independientemente del tamaño del evento. Y de esa primera edición seguro que sale un equipo renovado, plenamente integrado y alineado para continuar con más eventos.

5) FINANCIACIÓN

UHHHH amigo! con la financiación hemos topado jajaja

Y aquí llega lo más bonito, la ostia de realidad (con perdón de la palabra). No vale el hacer un evento TEDx de cualquier forma. Las reglas y el formato son los que provocan que haya un mínimo de gastos que hay que cubrir. Es muy complicado que con la recaudación de las entradas pueda cubrirse el presupuesto y aunque en estos casos las administraciones suelen ver con buenos ojos y apoyar este tipo de iniciativas, la normativa es muy estricta en cuánto a la participación (y financiación) de las mismas en un TEDx, así que habrá que agudizar el ingenio para conseguir cumplir con el presupuesto ayudándose de patrocinios o partenariado de empresas, por ejemplo.

Dependerá mucho del tipo de evento a organizar pero por enumerar «cosas que cuestan dinero», aunque varias de ellas podrán cubrirse en especie o mediante colaboraciones:

  • disponibilidad o alquiler del lugar de celebración
  • producción
  • grabación de videos (requiere calidad)
  • roll ups
  • lonas
  • cartelería
  • programa
  • letras TEDx (recomendable nombre corto)
  • camisetas equipo y voluntariado, acreditaciones
  • catering
  • desplazamiento, alojamiento y dietas de ponentes
  • sistema de traducción (ponentes internacionales)
  • web
  • comunicación (pueden ayudar los acuerdos con medios locales)
  • diseño gráfico
  • campañas de marketing
  • mentorías a ponentes
  • gestión de patrocinios
  • etc

6) TIPO DE EVENTO

Ya comentado en un punto anterior. Hay diversos formatos que ofrece la organización TEDx, pero más allá de eso, vuelvo a reiterar que creo que lo importante, no sin dejar de innovar o hacerlo atractivo en la medida que se pueda (y TEDx permita), es adaptar lo mejor posible el evento tanto en tamaño como en dinámica al público que va a asistir o que creemos que va a hacerlo. Obviamente el grado de riesgo innovador puede ir subiendo con el paso de las ediciones, no hay prisa.

Espacio Conexións TEDx

Algo muy exitoso en el TEDx XardíndoPosío fue uno de los espacios, el llamado Conexións TEDx, que tenía lugar entre las talks de ponentes/speakers, un momento en el que estos se sentaban en distintos círculos en donde el público podía compartir opiniones directamente con ellos. Una acertada idea promovida por parte de los organizadores que al menos yo no había visto nunca en otros eventos.

7) Proceso Selección PONENTES o SPEAKERS

Atención, esto no se trata de cubrir el evento con charlas. Es importantísimo que estén alineadas con el tema elegido, además de verificadas por la organización y preparadas a conciencia por los speakers ya que en gran parte son los que provocan que la experiencia sea más o menos gratificante. Hacerlo bien supone trabajo y un acompañamiento a las personas que aceptan el desafío de exponer sus ideas, desde el momento que se les propone o se recibe su candidatura, hasta que se sube el video de su talk al canal oficial de YouTube TEDx.

Es imprescindible recordar que estos videos se exponen a millones de reproducciones, por lo que cuánto mejor grabados y editados estén mejor (valga la redundancia). Y también cabe recordar que las reglas impiden cuestiones como que se haga publicidad de empresas (tanto en la charla como en el vestuario por ejemplo), entre otras cosas.

8) VOLUNTARIADO EN GENERAL

El corazón de un TEDx. Igual que los speakers, el proceso de reunión de un equipo de voluntarios/as debe de ser mimado. Entramos en una de las más bonitas partes como miembro de la organización, que es el contacto con las personas y todo lo que ello aporta.

A pesar de esto, y de que partimos de que todos estamos dedicando de nuestro tiempo a una iniciativa sin ánimo de lucro, el evento tiene que y debe de salir bien, por ello es importante que el equipo esté comprometido y tenga claro que es lo que debe de hacer.

Aunque el día del evento todos son uno, podríamos diferenciar en ciertas funciones al equipo organizativo, que deberá de poner en marcha el evento desde cero a parte del voluntariado que solo trabaja el día del evento. Ambos indispensables, nadie el uno sin el otro, que al final es el mismo aunque en distintas fases y que se podrá mezclar en distintas ediciones.

Pero algo que personalmente me ha sucedido en muchas ocasiones es comprobar como al efecto llamada cuando se pretende poner en marcha una iniciativa acude muuucha gente, pero a la hora de currar se quedan tres o cuatro (con suerte), y esto es un problema que es mejor tener claro desde un primer momento porque con muchas posibilidades va a pasar, a la parte bonita hay que añadirle esta, la fea, que es que el fallo del compromiso de gente que contaba para tareas importantes va a afectar severamente al normal desarrollo, o a disfrutar del camino de poner en marcha ya no solo un TEDx, sino cualquier evento o proyecto.

En su parte previa y en la posterior será capital el sistema de organización-comunicación-control entre todos, más cuando es el caso de un equipo que trabaja en remoto. ¿WhatsApp? ¿Telegram? ¿Slack? ¿Trello? ¿Todoist? ¿Mail? ¿Otras? ¿Ninguna de estas? ¿Combinación de varias? ¡Ay amigo! Aquí vendrá probablemente otra ostia de realidad (de nuevo disculpen mi lenguaje) porque aunque lo pueda parecer no es nada fácil. Del arte de cada organizador vendrá el éxito del sistema elegido para intentar comunicar eficazmente y que todo el mundo cumpla con sus tareas en tiempo y forma. Mi recomendación es que se adapte lo máximo posible a los miembros del equipo y sobre todo, que funcione, sea más o menos «guay».

9) COMUNICACIÓN: Web, redes sociales, mailing, diseños…

La habilidad de quienes nos dedicamos a ello sin duda tiene que ver en que gran parte de quienes las organizan sean profesionales del sector y disfrutemos el poner en marcha este tipo de iniciativas, aunque ello implique que invertiremos mucho tiempo y recursos para crear y gestionar todas estas herramientas, completamente imprescindibles.

Minoran en gran parte los costes del evento porque las asumimos nosotros y eso es igualmente proporcional a lo que cobraremos por ello, probablemente incluso a lo que se valorará por los demás, pero por desgracia es algo que también es típico de nuestro sector. Así que por favor, valora y mucho a los profesionales que se encarguen de esta parte fundamental, lo hagan mejor o peor, dentro de sus más o menos posibilidades mientras cumplan con un mínimo compromiso, claro. Y serán varias las personas que deban de llevar este área. Personalmente opino que si se puede contar con los servicios en bloque de una misma agencia, mejor. Trabajar en remoto es «guay» e innovador, pero no todos los equipos están preparados o saben hacerlo.

10) ATENCIÓN AL PÚBLICO y PATROCINADORES: Previa, durante y post

Pasando por alto lo tremendamente importante como que a ambos hay que buscarlos y conseguirlos (público y patrocinadores) algo a lo que erráticamente puede dársele poca importancia es pensar que la tarea de atenderlos sale sola o va a dar poco chollo.

Van a surgir preguntas, muchas, por mail, por mensajes en redes, comentarios, etc, que hay que tener claro como contestar y por supuesto, contestarlas. No es descabellado necesitar a una persona que se dedique exclusivamente a cada área.

Lógicamente el día del evento ya deberíamos de tener un equipo que debiese estar sobradamente preparado para realizar esa atención a los asistentes pero también es importante cuidar los detalles acordados con cada patrocinador así como darles una atención específica.

Y el post… porque un evento no se termina cuando se celebra. Surgirán más preguntas, evaluación, feedback, actualización de web, redes sociales, edición y subida de videos a YouTube oficial de TEDx… en definitiva, muchas cosas que tienen que ver con seguir dando contenido y atendiendo a nuestro público o comunidad.

CONCLUSIÓN

Es mejor ser claros y saber que organizar un evento y más de estas características es para valientes; porque es una inversión en tiempo y recursos, porque te vas a cabrear, porque vas a preguntarte si merece la pena… aunque a la vez también disfrutarás del calor de la gente, de su agradecimiento, de saber que habrá personas a las que les cambie la vida algo que tu has promovido.

Como siempre me gusta decir en estos casos ¿Lo necesitas?