Cómo organizo mis proyectos con Trello

¿Que es Trello?

Básicamente Trello es una herramienta online (web y app móvil) de organización de proyectos. Sin entrar en mucho más detalle (hay mil buenos tutoriales en la red que te explican su funcionamiento) su sistema se basa en como si pusieses sobre una mesa distintos tableros que corresponden a cada proyecto. A su vez cada uno de ellos está compuesto por listas que determinan cada uno de los momentos de las tareas que componen dicho proyecto (Anotaciones iniciales, ideas, en progreso, en espera, finalizado…) y a su vez compuestas por tarjetas que serían cada una de esas tareas (que a su vez pueden componerse también de subtareas, checklists, …).

Trello llega a mi vida hace tres años a través de Dani Diéguez que la pone en marcha para organizar un equipo de trabajo para un proyecto de varios miembros. Soy el primer culpable del fracaso de su uso en ese momento, en parte por resistencia a utilizarla ante la comodidad o costumbre de otras alternativas que ya existían como un grupo de Whatsapp, mails. etc.

Craso error. Quizás mi volumen de trabajo en aquellos momentos era más liviano y no veía la necesidad de aprender a trabajar con ella. Aún así es cierto que lo intenté y puse en marcha otros proyectos personales con la herramienta, que finalmente cayó en el abandono.

A finales de 2018 y ante la falta de un gestor de tareas que me ayudase a abordar todos mis proyectos actuales con todos sus detalles vuelvo a retomar mi relación con el entrañable husky.

¿Como me organizo sin Trello?

A continuación las aplicaciones que utilizaba y sigo utilizando, aunque ahora de forma complementaria a Trello:

• Teléfono: Para llamadas
• WhatsApp y Telegram: Para mensajería instantánea.
• Mail de Mac: Lógicamente también lo sigo utilizando para comunicaciones diversas y más formales.
• Google Calendar: Distribución semanal de los bloques de tiempo dedicados a cada gran grupo de tareas así como de reuniones y eventos varios.
• Notas de Mac: Principalmente por su rapidez de apertura y anotación, además de su organización por carpetas y notas fijas era la herramienta principal con la organizaba mis listas de tareas.
• Microsoft One Note: Para Design Thinking, dibujar bocetos, dar forma a ideas…

¿Donde está el problema?

Hasta el momento creo que el problema está en que la combinación de todas las herramientas anteriores no estaba siendo bien utilizada ni optimizada. Y sobre todo lo acuso:

• En picos de trabajo durante el año, donde es fácil perder el hilo de muchos proyectos a la vez.
• En proyectos con varios miembros de equipo, en donde necesito coordinar a más de una persona.
• En la distribución visual de todas las tareas a realizar en el global de todos los proyectos.

¿Cómo organizo mis proyectos con Trello?

La base o matriz para mi es gestionar y combinar tableros para:

• Mi negocio (Pasivo): Tengo tableros para mi propia organización.
• Proyectos de Clientes:(Pasivo) Es un tipo de tableros para mi propia organización pero para los proyectos de cada cliente. Ellos pueden acceder y verlos pero normalmente de forma pasiva, no interactúan, solo ven la presentación y los progresos del proyecto.
• Equipos de trabajo (Activo): Normalmente son los que formo con uno o varios colaboradores. También puede ser el tablero del Proyecto de un Cliente, si este o uno de sus empleados asignados al proyecto participa e interactúa.

Y cada tablero lo organizo, habitualmente con las siguientes listas:

• Base – Notas
• Ideas
• Por hacer
• Haciendo
• En espera – Bloqueado
• Revisión – (Por parte de colaborador, clientes…)
• Finalizado

También aplico fechas de vencimiento a tareas que la requieren.

Y también me permite cargar los principales documentos del proyecto (presupuestos, propuestas, los trabajos realizados en si…) o los enlaces a Google Drive o distintos sistemas de nube en donde se encuentren.

Y para terminar… ¿Que soluciones me aporta Trello?

Principalmente actúa como bálsamo a todas las anteriores herramientas mencionadas, permitiéndome:

• Mejorar la comunicación con las personas con las que trabajo, por lo que…
• Elimina o descarga volumen de otras herramientas como Teléfono, WhatsApp y Telegram, Mail de Mac, Google Calendar, Notas de Mac o Microsoft One Note. Por tanto…
• Eliminación de interrupciones.
• Mayor transparencia: Con mis clientes y equipo de trabajo. Todo queda presentado, organizado, ordenado y por escrito. Y gracias a ello…
• Buena imagen profesional hacia clientes.