En base a la organización, difusión y promoción de eventos de muchos tipos y colores a lo largo de los últimos años recopilo aquí una serie de tips o cuestiones a tener en cuenta a la hora de ponerlos en marcha, sobre todo en su parte digital.

Parto de cero, como si nunca hubieses leído ninguna de mis otras entradas o escuchado algún episodio de mi podcast, pero a lo largo del artículo te enlazaré a varias de estas publicaciones para que puedas ampliar información.

El evento

• Partiremos de que hay demanda o público para la temática elegida. Es un principio elemental del marketing pero no sería la primera vez que cae en mis manos la promoción de un evento que no consigue tener tirón por mucha punta que se le intente sacar a su contenido, porque no interesa. Es clave tener claro hacia quien nos dirigimos, identificado a nuestro público objetivo.
• Objetivos: En la línea del anterior punto creo que debemos de tener también muy claro el por qué de organizar un evento, que objetivos queremos conseguir con ello.
• ¿Será de pago o gratis? Ya sabes que todo tiene su lado bueno y su lado malo. Los eventos gratuitos, y aquí soy bastante experto en la cuestión ya que la mayoría de los que he organizado lo eran.. tienen una parte muy peligrosa, y es que precisamente por ello no se valore y por tanto muchos de los inscritos piensen que no hay inversión o dinero por medio y que no pasa nada si finalmente no voy, así que si, precisamente es el alto ratio de ausencias que conlleva es un handicap muy a tener en cuenta.
• Siguiendo la línea anterior: Hacer un evento gratuito como promoción de mi negocio. Mucho ojo con esto, siempre es positivo realizar acciones de estas pero piensa que mucho del público que va a asistir es porque no quieren pagar por el servicio de tu negocio, sino que quieren intentar aprender para hacerlo ellos mismos. Por tanto quizás lo que estés encontrando sean potenciales clientes para realizar formaciones de tu servicio, pero no para pagar por consumirlo directamente. ¿Te interesa?
• ¿Es un evento aíslado o forma parte de una serie o de un programa? Bueno, yo siempre he creído en las conexiones, incluso cuando un evento es una acción aislada. Creo que siempre debemos de dejar «migas de pan», que debe de tener un sentido más allá que el propio evento el invertir en organizar una acción como esa. Por ejemplo, actualmente dispongo de un grupo de meetup (herramienta que te interesa mucho si quieres moverte por estos mundos) llamado Comunidad Emprendedora con el que organizamos eventos cuando nos apetece, muchos de ellos no tienen conexión directa con el siguiente, pero siempre vienen y van con sentido desde otras plataformas ¿cual es la conexión? pues organizar siempre desde dicho grupo de meetup y su temática global del mundo emprendedor, lo suficientemente amplia como para ser observada con un sentido, aunque como diga cada evento sea «de su padre y de su madre».
• ¿Físico u online? Ojo también con esto, cada vez más se están organizando eventos online con la misma preparación y difusión que un evento o congreso físico, contando con la comodidad de que cada asistente puede asistir virtualmente desde la comodidad de su casa o incluso asistiendo una vez se haya realizado al quedar grabadas. Volvemos a lo mismo, como toda opción cada una tiene sus ventajas e inconvenientes. Los eventos físicos son más interactivos en lo humano, mucho más efectivos a la hora de realizar networking, de conocer a las personas. En cualquier caso, ambos deben de tener una buena infraestructura online.

Infraestructura online

• Imagen: Nuestro evento debe de tener una imagen corporativa que lo identifique. Además de un logo, hay que crear un cartel, hoy en día ya pensando en distintos formatos para utilizar en cada dispositivo, plataforma o red social.
• Web (WordPress) o al menos una landing del evento. Si forma parte de una serie de eventos incluso deberíamos de tener una agenda integrada con cada evento en su día correspondiente.
• Redes Sociales: También deberíamos de contar con unas redes sociales (Facebook, Instagram, Twitter…) desde las que poder centralizar la información a nuestro público objetivo. Si consideramos que crear unas redes propias del evento no es adecuado, utilizaremos las de nuestro negocio, reforzando con las de las entidades colaboradoras (lugar en donde organizamos, ponentes, etc.).
• Bases de datos: Deberíamos usar sistemas como Mailchimp, para por un lado informar a nuestras bases de datos como para recoger y procesar los nuevos contactos que hagamos gracias a la organización del evento.
• Sistema de inscripciones online. Muy clave. Hay diversas opciones… Meetup tiene su propio sistema integrado, Ticketea es una opción externa pero que se integra muy bien en las webs a través de códigos de inserción que hacer que el usuario no tenga que salir de las mismas e pudiendo gestionar inscripciones de pago (ellos se llevan una comisión). Si los eventos son gratuitos también puedes utilizar formularios de contacto como Typeform, Google forms… O también utilizar aplicaciones dentro de tu web WordPress, como también formularios de contacto que pueden tener integración con pasarelas de pago, o incluso vender la inscripción a través de la aplicación para venta online WooCommerce.

Patrocinadores y colaboradores

Organizar un evento siempre puede ser una acción que interese a posibles patrocinadores, si la infraestructura del mismo lo necesita debemos de buscar opciones y crear un paquete de retornos interesante gracias al cual les interese invertir. En cualquier caso siempre es interesante visibilizar al resto de entidades que hacen posible su celebración

Promoción y difusión

• Redes Sociales: Además de para comunicar como ya sabemos nos servirán para crear promociones publicitarias hacia nuestro público objetivo. Facebook Ads en este caso es bastante efectivo para llegar rápido a él.
• Bases de datos: Llega el momento de utilizar nuestras bases de datos y las de nuestros colaboradores para informar. Acompañar de una campaña de mailing efectivo ayuda y mucho a conseguir inscripciones.
• Incluir nuestros eventos en webs especializadas: Por ejemplo, agendas de eventos locales o del sector. Es un trabajo extra pero del que también se pueden sacar inscritos.
• Refuerzo con los medios tradicionales: La prensa o radio local también puede convertirse en un buen aliado de difusión. No debemos de obviarlos.

Post evento

Como ya indicamos al principio el organizar un evento debe de tener un objetivo y siendo así intentar seguir trabajando conexiones con el grupo asistente. Todos los contactos generados a través de la organización de un evento son interesantes, cada uno debe de ser clasificado y tratado convenientemente. Por ello es importante como comentábamos el buen uso de las bases de datos así como de la estrategia con las redes sociales utilizadas para enganchar.

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